Die Archivierung von Dokumenten muss nicht kompliziert sein, solange man sich an die gesetzlichen Vorgaben wie den Datenschutz und an ein festes System hält. Bevor Sie mit der Archivierung beginnen, sollten Sie sich zunächst über den Zustand Ihres Archivs im Klaren sein. Oft fehlt es an Zeit und Platz, um alte Unterlagen zu sortieren und zu lagern, was dazu führt, dass sie in irgendeiner Ecke verstauben. Doch wenn diese Dokumente später benötigt werden, ist es entscheidend, sie schnell zur Hand zu haben.
Sobald ein Projekt abgeschlossen ist, benötigen die Unterlagen einen festen Platz im Archiv – egal ob schriftlich oder digital. Sie müssen auffindbar sein, beispielsweise für steuerliche Aspekte, Haftungsfragen oder rechtliche Auseinandersetzungen. Daher können sie nicht einfach entsorgt werden. Einige Dokumente müssen gemäß gesetzlicher Vorgaben bis zu zehn Jahre nach Abschluss eines Geschäftsjahres revisionssicher aufbewahrt werden. Daher ist es wichtig, das Archivieren von Dokumenten systematisch zu organisieren. Um dies zu erreichen, sollten Sie folgende W-Fragen beantworten:
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Warum wollen Sie Dokumente archivieren?
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Wo wollen Sie Dokumente archivieren?
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Wie wollen Sie die Dokumente archivieren?
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Wie lange wollen Sie die Unterlagen archivieren?
Darüber hinaus erfordert ein effizientes Archivierungssystem eine klare Systematik. Zunächst sollten Sie Gruppen für die zu archivierenden Dokumente festlegen, zum Beispiel Personal, Entwicklung, Produktion, Marketing und Vertrieb, Recht und Versicherungen. Anschließend sollten Sie eine feste Systematik auswählen, wie beispielsweise alphabetisch oder numerisch. Diese Systematik sollte von all Ihren Mitarbeitenden einheitlich genutzt werden.
Sowohl für Papier- als auch für digitale Dokumente ist es wichtig, eine klare Struktur für Ordner und Dateien festzulegen und diese im gesamten Unternehmen anzuwenden. Dadurch können Sie sicherstellen, dass immer derselbe Archivierungsplan verwendet wird, was Fehler vermeidet und die Effizienz steigert.
Wie müssen Akten gelagert werden?
Der ideale Ort für die Lagerung von Akten ist nicht nur für die Sicherheit entscheidend, sondern auch dafür, dass die Aufbewahrungsfristen eingehalten werden können, ohne Probleme zu verursachen. Sie haben dabei die Freiheit, den Lagerort Ihrer Dokumente innerhalb der Bundesrepublik Deutschland zu wählen, solange Sie im Falle einer Prüfung zeitnahen Zugriff auf die Akten gewährleisten können.
Für die meisten Unternehmen bedeutet dies, dass die Aktenlagerung in den eigenen Gebäuden stattfindet. Dies kann aus Platzgründen jedoch nicht immer die beste Lösung sein, sodass Sie Ihre Akten bequem in unseren Lagerräumen bei Abendland Neustadt einlagern können.
Weiterhin müssen die Akten und Dokumente während des gesamten Lagerzeitraums lesbar sein. Daher ist es wichtig, den Lagerort sorgfältig auszuwählen, um äußere Einflüsse wie Feuchtigkeit, Temperatur und Sonneneinstrahlung zu minimieren. Besonders ungeeignet sind nicht klimatisierte Kellerräume oder Dachgeschosse. Die empfohlene Lagertemperatur für Papier beträgt durchschnittlich 16 Grad Celsius bei geringen Schwankungen und die relative Luftfeuchtigkeit sollte bei etwa 45 Prozent liegen.
Zudem sollte direktes Sonnenlicht vermieden werden, es sei denn, die Papiere sind ausreichend geschützt. Trockene, kühle und lichtgeschützte Räume ohne Fenster wie unsere Lagerräume und Container sind daher ideal für die Lagerung Ihrer Akten.
Die meisten Unternehmen verwenden Regale oder Aktenschränke für die Lagerung ihrer Akten. Aktenschränke bieten den Vorteil, die Akten vor unbefugtem Zugriff zu schützen, während Regale eine kostengünstigere Alternative darstellen, insbesondere wenn viele Akten gelagert werden müssen.
Wenn Sie nie Zugriff auf Ihre Akten benötigen, können stabile Archivkartons einen idealen Schutz vor Nässe, Licht und Verunreinigungen bieten. Zusätzlich sollten Sie die Akten bereits bei der Einlagerung mit dem Ende der Aufbewahrungsfrist kennzeichnen, um eine rechtzeitige Vernichtung nach Ablauf der Frist zu erleichtern.
Wie lange müssen Akten archiviert werden?
Die Verpflichtung zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen betrifft grundsätzlich alle, die buchführungspflichtig sind. Dazu gehören nicht nur Handelsgesellschaften wie GmbHs, OHGs und AGs, sondern auch Gewerbetreibende, welche die festgelegten Gewinn- und Umsatzgrenzen überschreiten. So müssen sich Gewerbetreibende mit einem Jahresumsatz von über 800.000 Euro oder einem Gewinn von über 80.000 Euro an die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen halten.
Diese gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen betragen entweder 6 oder 10 Jahre und sind in der Abgabenordnung festgelegt. Eine 10-jährige Aufbewahrungsfrist gilt gemäß § 147 Abs. 3 AO i. V. m. § 147 Abs. 1 Nr. 1, 4, 4a AO unter anderem für folgende Dokumente:
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Bücher und Aufzeichnungen
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Jahresabschlüsse (Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnungen)
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Inventare
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Lageberichte
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Eröffnungsbilanz mit zugehörigen Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen
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Buchungsbelege und Rechnungen
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Bankunterlagen und Kontoauszüge
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Steuererklärungen und Umsatzsteuervoranmeldungen
Eine 6-jährige Aufbewahrungsfrist hingegen gilt für alle anderen aufbewahrungspflichtigen Unterlagen, wie:
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Empfangene und abgesandte Handels- oder Geschäftsbriefe
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Sonstige Unterlagen von steuerlicher Bedeutung wie Angebote, Auftragsbestätigungen, Mahnungen, Versicherungspolicen und Verträge.
Mit unserer Aktenlagerung von Abendland Neustadt können Sie die Aufbewahrung Ihrer Akten besonders einfach, sicher und rechtskonform gestalten. Wir stellen sicher, dass Ihre Unterlagen erst dann vernichtet werden, wenn die Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind. Zudem haben Sie jederzeit Zugriff auf Ihren Lagerraum, falls Sie wichtige Dokumente benötigen. Wählen Sie jetzt die Akteneinlagerung mit Abendland Neustadt, um Ihren Geschäftsalltag und die Archivierung Ihrer Akten zu vereinfachen.
